Spécification du projet Import – Export

1.     Description générale. 1

2.     Détails techniques. 3

a.     Expo. 3

b.     Conso. 4

c.     L’application WEB.. 7

3.     Conclusion. 9

 

1.    Description générale

L’objectif de ce document est de décrire les fonctionnalités du projet d’import-export pour une Mission Locale utilisant Parcours v.2.17. La société 01Si a développé deux versions de ce logiciel, en fonction des besoins des clients :

1. Version 1

Par rapport au système actuel d’export / consolidation de Parcours, les perfectionnements agissent principalement sur la phase d’exportation pour les différentes antennes et de consolidation pour la base centrale. Sur chaque site, le travail s’effectuera toujours en local, mais la mise à jour se produira par un système automatisé. Certains postes, appelés ici « observatoires », pourront obtenir l’intégralité de la base par le même automatisme.

De plus, afin d’éliminer la création de doublons, une liste de tous les dossiers, comportant des éléments d’identification du jeune et à la date de dernière mise à jour, est mise en place et accessible à tout moment, via Internet, avec une procédure de recherche rapide, pour tous les conseillers ayant l’habilitation de créer de nouveaux dossiers ou de désarchiver.

Ø      Version 2

Basée sur le même principe, la nouveauté de cette version consistent principalement en l’obtention d’une base unique sur tous les sites de saisie dans ledit logiciel. Sur chaque site, le travail s’effectuera toujours en local, mais les sites obtiendront l’intégralité de la base par le même automatisme, suivant les heures définies dans le paramétrage.

Dans l’objectif d’une administration globale de la base, la liste de tous les dossiers, comportant des éléments d’identification du jeune et à la date de dernière mise à jour, est gardée en place et accessible à tout moment, via Internet, avec une procédure de recherche rapide, pour tous les conseillers ayant l’habilitation de rechercher des dossiers.

 

Le projet est composé de trois parties indépendantes, mais qui sont inter-corrélées :

a.       Expo – le programme permettant l’exportation de la base de chaque lieu d’accueil, ainsi que la récupération des données consolidées des autres sites.

b.       Conso – le programme qui consolide les données reçues, gère les transferts de données entre les sites et crée une base Parcours unique.

c.       L’application Web – interface installée sur le serveur permettant la recherche des dossiers et, éventuellement, l’administration de la base en fonction des habilitations définies par le client.

 

Le principe de fonctionnement du programme est axé dorénavant sur deux clés fondamentales: l’identifiant du jeune et sa date de dernière mise à jour. Il est donc impératif de veiller :

Ø      à une saisie conforme aux spécifications techniques définies pour Parcours

Ø      à ne jamais changer les dates système pendant les opérations d’écriture dans ledit logiciel.

 

Il est absolument nécessaire que les machines serveur de chaque site et du siège où les applicatifs seront installés possèdent un accès Internet haut débit (à minima, Netissimo 1 ou équivalent pour les sites et Netissimo 2 avec adresse IP fixe pour le serveur central).

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2.    Détails techniques

a.     Expo

Le programme doit être installé sur un poste - serveur qui sera allumé en permanence et qui aura accès complet aux bases de Parcours et à Internet.

Tous les jours, à l’heure définie dans le paramétrage de l’applicatif (HE), une procédure automatique se lance et extrait tous les jeunes dont la date de dernière mise à jour du dossier est égale à la date du jour.

 

Rappel: le champ « date de dernière mise à jour du dossier » est automatiquement modifié par le logiciel Parcours à chaque fois que l’utilisateur actionne un bouton « Ok » dans un écran du logiciel.

           

Les informations relatives à ces jeunes (stockées dans Parcours dans les fichiers Bilan.dbf, Contact.dbf, etc.) sont importées dans une base temporaire, qui, accompagnée du journal de l’exportation, sera envoyée au serveur par le protocole FTP.

Par la suite, à une deuxième heure définie dans le paramétrage (HR), la base de tous les jeunes est téléchargée depuis le serveur central et consolidée sur le site.

Finalement, une réindexation de Parcours est lancée.

 

Contraintes:

-              entre les instants HE et HR, le serveur du site doit être allumé, avoir une session ouverte et accès à Internet.

-              entre les instants HE et HR, le logiciel Expo_V2 doit être en cours d’exécution et avoir accès complet à la base de Parcours (répertoire Parcourw\BASE).

-              entre les instants HE et HR, le logiciel Parcours doit être fermé sur tous les postes (serveur et client) du réseau.

 

            Dans le fonctionnement journalier :

Ø      les conseillers modifient les dossiers des jeunes connus, Parcours modifie le champ de dernière mise à jour avec la date du jour (date système), à l’heure HE, Expo_V2 extrait les jeunes modifiés dans la journée donc et les envoie vers le serveur.

Ø      Si l’exportation s’est bien effectuée, à l’heure HR, la totalité de la base est récupérée sur le site et remplace la base actuelle.

Ø      Dans le cas où l’exportation ne serait pas arrivée au serveur central (non-respect des contraintes, problème de communication Internet, etc.), le programme essayera d’envoyer la base pendant 10 fois toutes les 10 minutes.

Ø      Si l’échec persiste, une alerte administrative sera créée sur le site central. La récupération de la base globale ne s’effectuera pas si l’exportation ne s’est pas effectuée, afin de ne pas perdre les données saisies sur le site.

Ø      Dans ce cas, le jour suivant, l’applicatif va extraire les dossiers modifiés dans les deux derniers jours, et continuer les tâches suivant l’algorithme exposé.

 

            Paramètres :

-          Chemin local Parcours – le lecteur et le chemin d’accès au répertoire contenant les bases de Parcours. Il faut que l’application ait accès aux douze fichiers Parcours relatifs aux jeunes (Jeune, Bilan, Contact, Divers, Mjeune,  Format, HistHeb, HistPa, Ntrace, Service, Situ, Valid – en format .DBF) au moment de l’extraction.

-          Serveur FTP – adresse IP ou nom de domaine du serveur central.

-          Port FTP, utilisateur et mot de passe – données permettant un transfert sécurisé des données.

-          Site Parcours  – les informations d’identification du site. Tous les jeunes extraits depuis ce lieu d’accueil posséderont ces informations.

-          Heure prochain export (HE) – le moment où l’extraction de la saisie se déclenche.

-          Heure prochaine récupération (HR) – le moment où la totalité de la base est téléchargée depuis le serveur central. Ces deux derniers champs seront non modifiables à travers l’interface présentée plus haut.

 

Au cours de l’exécution, les manipulations, les données exportées ainsi que les tentatives d’envoi seront inscrites dans un fichier de journal. Le journal garde automatiquement les 300 dernières lignes des exécutions précédentes.

En cas d’erreur (fichiers – données de Parcours non trouvés, pas de connexion Internet, etc.), un message d’erreur spécifique est inscrit dans le journal de l’exportation.

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b.     Conso

Le programme doit être installé sur la machine du siège - serveur FTP et WWW qui sera allumée en permanence et qui aura accès à Internet par un haut débit et possédera une adresse Internet (IP) fixe.

 

Tous les jours, avant le moment défini pour la consolidation dans le paramétrage de l’applicatif, une procédure automatique se lance pour sauvegarder la base centrale - un fichier pour chacun des 7 jours de la semaine (Base_J5.mdb pour le 5^ème jour). La base de vendredi est gardée pendant 3 semaines.

 

A l’heure définie pour la consolidation (HC) dans le paramétrage de l’applicatif, une deuxième procédure automatique se lance et consolide toutes les données reçues par le serveur, dans l’ordre de leur numéro de site.

Les fichiers de chacun des sites sont, tout d’abord, comparés avec les données existantes. Si un identifiant d’un jeune (idjeune) existe déjà, une décision est prise en fonction des dates de dernière mise à jour du dossier de l’exportation reçue et du serveur. La consolidation est effectuée uniquement dans le cas où les données du serveur pour ce jeune seraient au moins aussi anciennes que celle reçues (la date de dernière mise à jour du dossier réceptionné est supérieure ou égale à celle du dossier déjà existant sur la base centrale). Pour les id-jeune nouveaux, la consolidation s’effectue immédiatement.

 

A la suite de la consolidation, une dernière procédure automatique se lance et exporte toutes les données de la base globale. Les douze fichiers Parcours relatifs aux jeunes (voir précédemment) sont créés et mis à disposition dans le répertoire partagé du serveur FTP.

 

            Paramètres :

-          Chemin local FTP – le lecteur et le chemin d’accès au répertoire partagé du serveur FTP.

-          Chemin local WWW – le lecteur et le chemin d’accès au répertoire partagé du serveur WWW. C’est ici que la base globale (BaseGlobale.MDB) se trouve.

-          Heure prochaine consolidation (HC) – le moment où la consolidation se déclenche.

-          Bouton « Conseillers » – affiche la fenêtre de paramétrage des utilisateurs. L’ajout, la modification des données d’identification ainsi que la suppression est possible. Le paramétrage prend effet immédiatement sur la base globale. Vu la remarque précédente, l’option de suppression doit être effectuée avec précaution – il faut s’assurer qu’aucun jeune n’est plus suivi par le conseiller à effacer.

-          Administrateur Web – permet au conseiller d’être un administrateur Web de la base globale. A travers un navigateur, l’utilisateur avec cette habilitation peut consulter

1.       les journaux d’exportation, de consolidation et des transferts

2.       les déplacements et les suppressions en cours

3.       les doublons

4.       supprimer un dossier recherché (un doublons, par exemple).

 

Chacune des procédures crée un journal (Conso0.Log, CopieParc0.Log) qui garde automatiquement les dernières 300 lignes des exécutions précédentes.

 

 

En cas d’erreur (fichiers – données d’un site non trouvés, pas de connexion Internet, etc.), un message d’erreur est mis dans le journal Web de la consolidation .

 

La règle de paramétrage suivante devra être respecté dans tous les cas, pour un fonctionnement optimal :

 

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c.     L’application WEB

 

Cette partie sera installée sur la même machine serveur que l’applicatif Conso_V2, dans le répertoire partagé pour le Web (par défaut InetPub\WwwRoot). Elle est composée de deux zones, accessibles en fonction des habilitations définies dans le logiciel mentionné plus haut, à travers un navigateur Internet.

 

Ø      la zone d’administration , permet de

-              consulter les journaux d’export et de consolidation

-              consulter le journal de copie de la base vers les fichiers de Parcours

-              vérifier les doublons sur nom, prénom et date de naissance

-              et de passer à la deuxième zone

Par exemple, la vérification des doublons, renvoie vers cette page.

 

Ø      la zone de recherche est la partie la plus visuelle – nous pouvons rechercher un dossier d’un jeune en fonction de plusieurs critères mis à disposition.

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            Dans cet exemple, nous recherchons les dossiers dont le nom contient le texte « a » et modifiés avant le « 31/05/2002 » (la recherche ne tient pas compte de la case, vous pouvez utiliser les majuscules ou les minuscules). Nous retrouvons une liste de jeunes, que nous pouvons consulter en cliquant sur leur idjeune.

            Si le conseiller qui consulte les pages précédentes a l’habilitation de paramétrer le logiciel (le cas exposé plus haut), il verra le bouton Supprimer.

 

            Dans le cas où le conseiller habilité demande la suppression du dossier, un message de confirmation apparaîtrait :

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3.    Conclusion

 

Par rapport à la version 1, le projet Import-Export V2 ne comporte plus de site Observatoire. Cependant, les applications 01Si maintiennent une compatibilité ascendante – il sera donc possible d’utiliser ledit logiciel dans les mêmes conditions que précédemment.

Dans le fonctionnement normal, la base de Parcours est mise à jour sur chacun des sites avec toutes les données des autres. En vu de cette dernière remarque, il est recommandé d’avoir un accès Internet haut débit – beaucoup plus de données seront transférées et sur plusieurs sites.

Il est également primordial de surveiller le fonctionnement journalier des applications, aussi bien du côté de chaque site que du côté du serveur central. Toute éventuelle erreur logicielle sera corrigé dans les plus brefs délais. En cas de non-respect des spécifications techniques définies précédemment, la société 01Si décline toute responsabilité.

Néanmoins, il est nécessaire que le client nous consulte en cas de changement de paramétrage, matériel, non-respect des spécifications ou tout autre problème.

 

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